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查档无壁垒,服务不打烊:档案利用服务坚持从“心”开始

  稿件来源: 档案馆  |   作者:崔莎莎  |  摄影:档案馆  |  编辑:sling  |  访问量:10064

    近日,校长信箱收到一封校友的感谢信,他在信中说:母校档案馆、教务处老师在我不认识、不知姓名的情况下,急我所急,利用周末时间为我办好毕业信息补录工作,解了我的及时之需。我为母校有如此优秀的管理者和尽心帮助20多年前毕业学生而不推诿的优秀老师感到无比骄傲!

    该校友是1995届化工设备与机械专业的毕业生。6月8日,他在办理北京积分落户时被告知需在12日前补充学信网毕业证信息,并完成学信网认证。不巧的是8日是周五,意味着他除去认证所需时间外,只有周末2天的时间完成学信网信息补录,而这项工作不仅涉及学校相关职能部门,还需通过上海市教委统一进行信息补录。焦急万分的他抱着万分之一的希望联系了教务处刘田老师,刘老师耐心地向他讲解了相关事宜,并建议他向档案馆寻求帮助。周五晚上,他通过邮件联系了档案馆利用室的老师。由于时间紧张,得知情况后,利用室程栋梁老师周六一早就来到办公室为其开具相关证明,并第一时间将材料递交教务处,刘田及时联系上海市教委学生管理中心,为该校友做好了毕业信息补录。

图片说明:毕业季,学生排队办理学籍证明


暖心:树优窗口,提升效能

    近几年来,档案馆与学校相关部门主动对接,接力服务,坚持“以便捷服务别人,将麻烦留给自己”的服务准则,积极探索新形势下高校档案利用服务工作的新思路、新途径,先后推出首问责任制、一窗服务制、一次性告知制、免费用档制,在此基础上,档案馆进一步拓宽利用渠道,相继推出电话、传真邮件、微信查档和代寄送服务等多种便捷措施,全面提升窗口服务水平和服务效能。

    有一位母亲,专程从台湾赶来为2个儿子办理学籍材料的认证。她的2个儿子都是在华理读完本科、硕士归台的。由于行程原因,他们无法亲自来校办理学籍认证,故委托母亲前来。这位女士完全不懂简体字,对于大陆的认证程序也是一知半解,无法自行准备需要认证的材料。看着她焦急的样子和一天天临近的滞留期,利用室的梅亮洁老师核实信息后主动利用休息时间帮助其修改和整理好了所有的学籍材料,并及时与港澳台办公室的老师取得了联系,为其解决了网上申报的问题。2天后,教育部认证中心发来认证函,梅老师当天就为她儿子的所有材料进行了认证。事情办结后,这位母亲特地前来档案馆致谢,她眼含热泪,激动地握住梅老师的手久久不肯松开。


走心:收用并举,深化服务

    “工欲善其事,必先利其器”。为贯通档案资料的收用流程,档案馆坚持以利用服务为导向,把丰富馆藏资源和科学有效的查档工具作为做好档案利用服务工作的前提和基础,用“大档案观”理念指导档案收集工作,从档案利用服务的视角,主动对接学校重点工作、实施收集关口前移策略、注重档案的立体化收集,努力做到“应收尽收、应归尽归”。

    今年5月,档案馆接到1990届硕士研究生李健(化名)的毕业证书认证函,但经反复查找都没有证书授予的相关记录,谨慎起见,利用室的同志联系了其本人。原来他在我校攻读政治经济学专业时,我校尚未设立政治经济学的硕士授予点,所以他虽然从我校毕业并获得硕士毕业证书,但学位证书却是由上海社科院授予的。为此,档案馆向研究生院兼职档案员陆云俐老师及该生就读的社会学院核实相关信息后,对相关证明材料进行补充归档,圆满解决了其认证难题。

    据统计,档案馆年均接待查档超5600人次,查阅相关案卷6800余卷、出具相关证明32000多份,有些证明的出具需要涉及多个部(处)、学院甚至校外单位,历时一、两个月之久才能解决。多年来,档案馆以优质的服务回馈师生校友,解决了他们落户考证、财产公证、升学就业、提干涨薪、退休待遇、海外认证等实际问题,在师生校友和社会人士中树立了良好的口碑和形象。 

发布日期:2018年11月28日14时09分
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