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华理档案:打造“100分”工程

  稿件来源: 档案馆  |   作者:崔莎莎  |  摄影:档案馆  |  编辑:亦枫  |  访问量:14756

    近日,在学校档案馆的帮助下,校友徐佩立重新落户上海,搞定了外孙入学难题。


    往事零距离

    徐先生是我校无机物工学专业1963届校友,毕业后分配至山东大学。多年来,徐先生的女儿在上海工作,但因没有上海户口,孩子入学问题一直没能解决。2013年,上海出台政策,原属上海户籍且于上世纪五六十年代支援内地建设的人员可回迁,并可照顾一名孙辈随迁。申请落户须出具户籍迁出上海的证明。多方查证无果后,无奈的徐先生只好向母校档案馆求助。鉴于特殊的历史原因,他的学籍中并无相关信息。工作人员翻查了大量的材料,终于在“历届学生姓名录”中找到了他的分配信息,开具了迁出证明。

    一个月后,他再次来电,原来证明材料上的“电化学工程”与他毕业时的“无机物工学”专业不符,需补充一份专业更名证明。档案馆工作人员花了5个小时反复查阅资料,终于在《华东化工学院志》中找到了一份“1958—1966年系科与专业设置一览表”,其中提及电化学工程专业于1958年设置、1962年并入无机物工学专业。徐先生正好经历了该专业的设置与撤销。为避免老人来回奔波,工作人员主动为他们快递寄送了材料。3个工作日后,工作人员电话回访,得知徐先生已经办好手续,拿到上海户口。


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    查档零收费

    徐先生的故事只是档案馆系列服务的冰山一角。多年来,档案馆秉承“以便捷服务校友,将麻烦留给自己”的服务准则,致力于打造精品服务,树优窗口形象,相继推出电话查档、传真查档、邮件查档、代办业务、代寄送业务等多种便捷服务,在师生校友和社会人士中树立了良好的口碑和形象。

    2017年下半年,档案馆在学校相关领导和部门的关心支持下,除保留对机构和翻译服务的收费外,全面取消了针对师生校友的查档收费。尽管每年减少十数万收入,接待工作量激增,却为师生校友带来了福利。

身在美国的1982届校友陈灵阁日前通过邮件办理了成绩证明。她很赞赏档案馆简要明晰的工作流程和迅捷高效的工作效率,感慨地说:“困扰我多时的难题在你们的帮助下迎刃而解,让我这个离校多年又远在万水千山之外的老校友,感受到了母校的温暖与支持。”

    据统计,2017年,档案馆共接待查档超3300人次,查阅案卷8000余卷,出具各类档案证明13000多份;为近2700人次的在读生出国留学办理在读证明、成绩证明、学历证明17000份;接待量同比增长超30%。

图片说明:排队办理学籍证明


    服务一键通

    “让信息多走路,让大家少跑腿”,近期档案馆又出服务新招,正式推出“华理档案”微信公众号(EcustMemory)。 这是上海地区首家实现终端在线查档和预约参观的微信平台。师生校友可通过该公众号在线办理档案证明。

    “华理档案”按角色开发了不同功能,校友、在校学生、机构只需完成身份认证,即可在线办理各类档案材料,自主选择材料密封和快递代寄送等延伸服务,即时查询办理进度。

    档案馆与人事处、学工部、校友总会等部门通力协作,探索将校史教育纳入新教工培训、校友讲座、新生教育和形势与政策教学等环节。2017年,校史馆参观人次超2600,较2016年增长量达90%;校史教育课覆盖逾5000人次。每年9、10月份,校史馆经常出现同时段多次预约和多个团队参观的情况。“华理档案”在线服务板块提供了校史馆预约参观功能。在线预约可完美避开已预约时段,方便参观团体的时间安排。

图片说明:在线服务界面

    “华理档案”还设置了移动展厅和互动功能区,推送订阅消息,发掘华理宝藏,征集华理收藏家。3月8日,“华理档案”在试运行期间推出了《能源化工领域的资深女神——刘馥英》一文,在订阅用户仅百余人的情况下,阅读量超过1600人次。用户还可在线参与互动,联系捐赠实物档案,或是“晒宝”和“鉴宝”,共同讲述档案故事,沟通校友师生,传播华理文化。

    档案馆老师们表示,“华理档案”将努力以“1键通”“0收费”“0距离”打造“100分”工程,与广大华理人共同守护华理荣耀,传承华理精神,服务华理发展。

图片说明:移动展厅和互动参与界面

发布日期:2018年04月23日17时20分
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